Les commandes sont des dossiers qui permettent de rassembler, générer des bons de commande, des bons de livraisons, de lier des factures (d’acompte, soldes intermédiaires, solde final) ou des factures récurrentes. Vous pouvez également créer un projet à partir d’une commande.
Créer une commande #
Pour créer une commande, cliquez sur le bouton « + » en bas de la page à droite.
La commande vierge et son détail s’ouvriront alors :
Pour saisir les données générales de la commande, cliquez sur l’icône crayon dans la barre de titre orange en haut à droite. Le formulaire suivant s’ouvrira :
Vous pouvez renseigner :
Des informations générales
- Le titre de la commande
- Son statut* (en cours, etc)
- Le client (société, contact)
- Si un projet est associé
- Le type de commande
- Une date de démarrage prévisionnel
- Le responsable chargé de la commande
- Les dates d’expédition, d’accusé de réception, réelle
- Des documents importés
- Le numéro de la commande client
- Des bons d’achats liés
- Des adresses (facturation, livraison etc)
Des conditions de paiements
- Compte bancaire IBAN
- Le nombre de jours avant paiement (fin de mois ou création commande)
- La TVA
- Le type de paiement (virement, prélèvement, etc)
- Le pourcentage d’acompte
- Une remise en pourcentage ou en euros
- Des mentions légales (qui peuvent être paramétrées par défaut dans le module paramètres)
Visualisez l’ensemble des commandes #
Apii vous propose deux façons d’afficher les commandes en fonction de vos préférences :
La vue Cartes #
Elle permet d’accéder rapidement aux informations telles que:
- Numéro de commande
- Titre de la commande
- Client
- Localisation
- Montant de la commande
- Statut
NB: Vous pouvez modifier les statuts directement sur les fiches. Un menu déroulant apparaitra :
Pour ouvrir les détails de la commande, cliquez sur l’icône « loupe ».
La vue Tableau #
Cette vue offre d’avantage d’informations
- Titre de la commande
- Référence de la commande
- Société Client
- Contact Client
- Montant de la commande
- Statut
- Trigramme du créateur de la commande
- Date d’expédition
- Date expédition requise
- Accusé de réception
Comme dans la vue cartes, vous pouvez modifier les statuts directement depuis le tableau via une liste déroulante.
NB: Vous pouvez personnaliser l’affichage des colonnes en cliquant sur la roue crantée à droite de la barre de titre
A droite de la ligne de la commande, à côté du trigramme, vous trouverez 4 icônes :
Ces icônes correspondent aux actions suivantes (de gauche à droite):
- Dupliquer la commande
- Ouvrir le projet lié
- Envoyer la commande par email
- Ouvrir le détail de la commande
Filtrer les commandes #
Apii vous propose plusieurs champs à filtrer pour faciliter la recherche de commandes spécifiques :
- Sociétés
- Types
- Statuts
- Projets
- Devis
- Date de création, fraicheur, date de démarrage, titre, montant
NB: Pour le filtre « ordonner par », vous pouvez changer l’ordre d’affichage en cliquant sur la flèche Haut ou Bas à gauche du filtre « ordonner par »
Vous pouvez également sauvegarder les sélections de filtre, les nommer, et les rappeler plus tard sous forme de liste déroulante. (cf page aide sur les paramètres de personnalisation d’affichage)
Consulter le détail d’une des commandes #
Cliquez sur la loupe à droite de la ligne de la commande pour afficher ses détails.
Vous retrouverez toutes les infos importantes de la commande sur la partie haute :
La seconde partie est divisée en quatre onglets (bon de commande, de livraison, factures, récurrences.
Le bon de commande #
Vous pouvez modifier, ajouter des éléments à l’aide des boutons de la barre de menu grise qui vous permettent :
- Importer plusieurs articles (liste à cocher)
- Créer ou importer un article
- Ajouter un service
- Ajouter des sous totaux sur la ligne que vous souhaitez
- Ajouter un titre, une description sur la ligne de votre choix
- Ajouter des lots
- Ajouter des frais de ports
- Ajouter un espace entre les lignes pour aérer le document.
Toutes ces fonctionnalités sont présentées plus en détail dans la Page d’aide des Devis.
NB: Vous devez cliquer sur le bouton régénérer le bon de commande à côté du bouton télécharger pour qu’Apii génère un nouveau bon de livraison. En effet, cela permet d’entériner vos modifications du bon. À défaut, ce sera toujours l’ancien bon de commande qui sera téléchargé.
Vous pouvez consulter l’historique des documents générés à côté du bouton « régénérer »
Le bon de livraison #
Cet onglet vous permet de visualiser les Bons de livraison déjà crée et d’en ajouter de nouveau au besoin si la commande n’avait été livrée que partiellement.
Vous pouvez générer un ou plusieurs bons de commande en cliquant sur le bouton « ajouter » et sélectionner ensuite les lignes de la commande à livrer.
Les factures #
Vous pouvez générer des factures d’acompte, intermédiaire et de solde depuis l’onglet factures du menu Commandes. Cela vous permettra de centraliser l’ensemble des factures faisant référence à cette commande.
NB: si vous choisissez de générer les factures depuis une commande, la base de facturation ne pourra pas être le devis, et réciproquement. Il est toutefois possible de transformer un devis en commande.
Les factures récurrentes #
Vous pouvez crée des factures récurrentes sur Apii. Pour cela, rendez vous sur l’onglet récurrences et cliquez sur « ajouter ». La boite de dialogue suivante s’affichera:
Vous pourrez définir une date de début et une date de fin de récurrence, le nombre de mois et la périodicité des factures (mois, semaine, trimestre, etc) Les factures seront générées automatiquement le jour de la récurrence.
Envoyer par email #
Cliquez sur l’icone avion pour envoyer la commande par mail directement depuis Apii. Une boite de dialogue s’ouvrira alors:
Vous aurez la possibilité de joindre la commande existante sans l’enregistrer ou d’en enregistrer une nouvelle version. Par exemple, cela peut être utile parfois de ne pas enregistrer quelques modifications faites juste pour envoyer à une personne en particulier.
Une seconde boite de dialogue s’ouvrira pour rédiger le mail :
Vous aurez possibilité :
- de faire appel à un modèle d’email déjà enregistré dans les paramètres
- d’ajouter une signature déjà paramétrée également
- d’ajouter des destinataires directs, en copie conforme, ou copie invisible
- d’ajouter un sujet d’email
- de rédiger le corps du mail avec les outils de formatage courants
- de joindre des documents au mail
Créer un projet depuis une commande #
Vous avez la possibilité de créer un projet depuis la commande, en cliquant sur le bouton créer un projet dans l’encart supérieur. La commande et le projet seront alors liés et vous permettront par exemple de réaliser des factures de situations, généré du prévisionnel, etc.
La barre latérale #
Elle vous permet un rapide calcul du montant facturé vs le montant payé
Elle vous permet également un suivi horodaté des opérations, création de facture, avenant, bon de commande etc.
