Visualisez les frais des collaborateurs #
Apii vous permet de visualiser l’ensemble des frais par période mensuelle de tous vos collaborateurs.
La partie supérieure représente la synthèse de validation des frais par collaborateur.
6 colonnes permettent de visualiser:
- Le nom du collaborateur
- Le total des frais de la période sélectionnée
- Le total des frais en attente de validation
- Le total des frais validés sur cette periode
- Le total des frais refusés
- Des boutons d’actions (détaillés plus loin)
La partie inférieure représente le détail des frais pour chaque collaborateur.
8 colonnes vous permettent de visualiser:
- Le nom du collaborateur
- La date du frais
- Le titre du frais
- La catégorie du frais
- La description du frais
- Le montant du frais
- Les informations du frais sous forme de pictogramme que vous pouvez activer ou non (refacturable, tva récupérable, avance personnelle, fichier joint)
- Des actions: Valider, modifier, refuser le frais
Filtrer les données #
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs collaborateurs pour afficher leurs frais.
Pour gagner de la place sur l’écran, vous pouvez :
- réduire le menu à droite (cliquez sur le bouton constitué de 3 lignes en haut à gauche, bouton plus communément appelé « menu hamburger »)
- N’afficher que les initiales des collaborateurs (à l’aide de l’interrupteur « nom complet »)
Vous avez toujours accès à des filtres supplémentaires en cliquant sur le bouton »filtre »
Vous avez accès à :
- Trier par période (active la vue par mois)
- Catégories
- Statuts
- Frais refacturable ou non
- Avance personnelle ou paiement par carte entreprise
- Remboursé/non remboursé
- Date de frais (ascendante/descendante)
- Fonction du collaborateur
- Date de création
- Ordonner par date de création/fraicheur/date de paiement/date de remboursement/titre/montant)
- Période (permet de choisir une plage personnalisée (par jours, semaines, année, calendrier, etc)
Vous pouvez sauvegarder votre filtration et la nommer, pour la retrouver plus tard via une liste déroulante.
Valider, modifier ou refuser un frais #
Les 4 boutons circulaires à droite du tableau des détails des frais permettent 4 actions distinctes :
- La validation du frais (au clic, la ligne passera en acceptée)
En cas d’erreur, vous pouvez toujours reprendre la main en cliquant sur le bouton « Accepté » et changer le statut dans la boite de dialogue qui s’ouvrira :
- La demande de modification du frais, le collaborateur recevra un commentaire que vous pouvez renseigner dans une boite de dialogue après avoir cliqué sur le 2e bouton en partant de la gauche
- La modification du frais, permet de gagner du temps, sans demander la modification au collaborateur. Vous avez accès au formulaire de création du frais qu’a utilisé le collaborateur
- Le refus du frais (le statut du frais passe alors en refusé)
Le collaborateur sera informé par email du refus du remboursement de son frais
Actions multiples de validation des frais #
Cochez les cases à droite des frais, et vous verrez apparaitre des fonctions en haut à droite du tableau que vous pourrez appliquer à toutes les cases cochées pour la validation des frais.
Vous pourrez notamment :
- Payer plusieurs frais à la fois
- Modifier les statuts
- Rendre refacturable plusieurs frais
- Mentionner si la TVA est récupérable
- Changer le statut en avance personnelle
Rembourser des frais #
Pour indiquer qu’un frais a été remboursé, vous pouvez utiliser la sélection multiple et cliquer sur le bouton payer qui apparait, soit le mentionner au cas par cas, en cliquant sur l’icône rouge à gauche du prix.
Le pictogramme à gauche du prix passera alors en vert pour indiquer que le frais est payé:
Refacturer des frais #
En cliquant sur l’icône « Générer une facture » dans la barre supérieure de synthèse des frais, Apii va automatiquement créer une facture avec les éléments refacturable que vous aurez coché dans le tableau inférieur de détails de frais.
Vous serez alors redirigé dans le menu facturation du module de ventes avec une facture brouillon qui reprendra les lignes correspondantes à vos frais. Vous pourrez la modifier, ajouter ou supprimer des informations.
Pour plus de précisions sur la création des factures, rendez-vous sur la page d’aide à ce sujet.
Générer des fichiers récapitulatifs de la validation des frais #
En cliquant sur l’icone « Générer un pdf » Apii va vous proposer de générer un document pdf qui récapitule les frais du collaborateur sur cette période. Une boite de dialogue va vous demander confirmation (et savoir si vous souhaitez inclure les filtres à cette génération de pdf. Cela peut vous être utile pour personnaliser les informations que vous souhaitez voir apparaitre sur ce document.)
En cliquant sur confirmer, le pdf va être généré. Vous retrouverez la synthèse sur la première page et un détail par catégorie de frais sur les pages suivantes.
Télécharger les justificatifs #
En cliquant sur l’icone « Télécharger les justificatifs », vous allez pouvoir télécharger un fichier zip qui comprend tous les justificatifs des frais de la période et du collaborateur sélectionné.
Notifier un collaborateur #
En cliquant sur l’icône « Notifier l’employé » vous envoyez un mail automatique au collaborateur pour qu’il pense à finir sa note de frais.
Avance de frais #
En cliquant sur l’icône « Avance de frais », vous avez la possibilité de créer une avance de frais pour votre collaborateur. Un formulaire s’ouvrira alors pour renseigner les informations nécessaires.
NB: Il est tout à fait possible de créer plusieurs avances de frais.
