Calendrier de facturation #
Dans l’onglet facturation du menu projet, vous retrouverez le calendrier de facturation.
Ventilation des honoraires #
Au départ celui ci est vierge. Vous pouvez décidez de ventiler automatiquement les honoraires ou de renseigner le montant sur la phase et le mois en question en cliquant sur le bouton « + » comme ci dessous.
Une boite de dialogue s’ouvrira et vous permettra de renseigner le montant de la phase. Soit en inscrivant un pourcentage d’avancement qui sera convertit en montant financier , soit en renseignant ce montant financier qui lui même sera convertit en pourcentage.
Générer une facture de situation #
Quand vous avez indiqué le montant de chaque phase vous pouvez lancer la génération de la facture de situation en cliquant sur le total du mois.
Une fenêtre s’ouvrira pour vous permettre de vérifier l’avancement de chaque phase, si tout est ok pour vous, vous pouvez valider et apii créera une facture brouillon dans le module de facturation. A noter que les « chips » grises de prévisionnel passeront alors en bleu clair signifiant la création d’une facture en mode brouillon
Faites défiler l’affichage vers le bas pour découvrir le listing des factures et la facture brouillon crée par apii.
Finaliser une facture de situation #
En cliquant sur la facture brouillon (sur la loupe) apii va vous diriger dans le module de vente en ouvrant automatiquement la facture en question.
Si les montants à facturer sont figés, apii vous permet encore d’ajouter des informations telles que :
En faisant défiler la facture vers le bas, vous aurez également la possibilité d’ajouter des mentions légales, des révisions, les avancements des cotraitants, un trop perçu éventuel sur une facture précédente et indiquer un paiement total ou partiel :
Les avancements cotraitants #
Les avancements sont gérés pour chaque facture, mais vous pouvez voir l’avancement général en dessous du tableau de facturation
Pour modifier l’avancement des cotraitants dans une facture, une fois la facture ouverte, descendez vers le bas jusqu’à l’encart Avancement et cliquez sur modifier.
A gauche du bouton modifier, une flèche vers le bas vous permet de télécharger les avancements que vous joindrez à la facturation (soit au format pdf, avec récapitulatif total et détail cotraitant par cotraitant, soit au format excel pour retrouver le format de tableau de répartition d’honoraire habituel)
Valider une facture de situation #
Vous pouvez télécharger le pdf pour vérification avant de valider la facture. (cette action étant irrévocable, seul un avoir pouvant annuler une facture)
Une fois la facture validée, votre prévisionnel passe en bleu foncé, puis en vert quand vous ajoutez un paiement à la facture .
Prévisionnel de facturation #
Nous vous conseillons d’utiliser la méthode manuelle de façon ponctuelle et plutôt de ventiler vos honoraires au début du projet. En effet vous créerez de ce fait un prévisionnel de facturation qui alimentera le module de trésorerie.
Pour faciliter cette ventilation, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu avant le nom de la phase
Cela ouvrira la boite de dialogue suivante:
Un total de vérification de la ventilation s’affiche à droite du nom de la phase
Décalage de facturation #
Les retards de planning sont fréquents, les chantiers s’allongent, et il faut régulièrement reprendre les calendriers de facturation. Apii vous permet de décaler automatiquement le prévisionnel de facturation. Pour ce faire, il suffit de glisser déposer une des chips du prévisionnel, une fenêtre va s’ouvrir et vous demander d’indiquer si vous souhaitez :
- Décaler tous les autres paiements
- Décaler uniquement les paiements de la phase
- Ne rien décaler
Synthèse de la facturation #
Dans le menu synthèse, onglet facturation, un tableau vous permet un récapitulatif de toutes les factures.
- En gris, il s’agit du prévisionnel
- En bleu clair, les factures en mode brouillon
- En bleu foncé, les factures émises en attente de règlement
- En vert, les factures payées.
Vous pouvez donc consulter dans la ligne des totaux, en bas de la page, la somme mensuelle de facturation à venir.
N.B: Vous pouvez changer le mois de démarrage du tableau en fonction de votre exercice fiscal (pour ce faire cliquer sur l’icône calendrier en haut à droite.)
